Guide de signalement des irrégularités – Whistleblowing

Objectif du guide

Le présent guide a pour objet d’informer les employés couverts par la politique de signalement du groupe (ci-après la « politique ») ainsi que les employés en fin de contrat, les bénévoles, les stagiaires ou même les personnes impliquées dans les processus de recrutement, les administrateurs, les actionnaires, les fournisseurs et les sous-traitants sur les moyens de signaler des actes répréhensibles et sur les garanties qui les protègent.

Contenu :

1. Pourquoi ce guide est-il disponible ?
   2. Quand dois-je utiliser le canal de signalement des irrégularités?
   3. Comment puis-je signaler des irrégularités ?
   4. Comment mon signalement sera-t-il traité ?
   5. Comment le signaleur est-il protégé ?

1) Pourquoi ce guide est-il disponible ?

Nous restons déterminés à gérer l’organisation de la meilleure façon possible et nous avons besoin de votre aide pour y parvenir. Ce guide vise à réaffirmer qu’il est sûr et acceptable de s’exprimer, et à vous permettre de faire part de vos préoccupations concernant d’éventuels actes répréhensibles à un stade précoce et de la bonne manière. Plutôt que d’attendre des preuves, nous préférons que vous souleviez la question pendant qu’elle est encore préoccupante.

Ce guide reflète également les exigences de la transposition de la directive européenne en Espagne avec la loi 2/2023, du 20 février, qui réglemente la protection des personnes qui signalent des irrégularités de bonne foi (ci-après « loi sur la protection des signaleur « ).

2) Quand dois-je utiliser la politique de Whistleblowing ?

Signaler les actes répréhensibles dans les situations énumérées dans la section « champ d’application » de la politique d’alerte du groupe, par exemple les violations de la réglementation, le non-respect des politiques ou des procédures de l’entreprise, les comportements susceptibles de nuire à l’image de l’entreprise, les infractions pénales et les manquements à la loi, entre autres.

3) Comment puis-je signaler des irrégularités ?

Comme le prévoit la politique, vous disposez à la fois d’un canal interne (avec la possibilité de faire un rapport en interne au sein de l’entreprise et du groupe ; la possibilité de contacter un avocat externe ; et la possibilité de faire votre rapport de manière anonyme) et d’un canal externe (celui mis en place par la loi par les autorités à la suite des nouveaux développements de cette mise à jour de la loi sur la protection des signaleur, géré par une autorité indépendante) pour signaler les irrégularités.

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de faire part de vos préoccupations, le traitement sera le même, en suivant la procédure de signalement et en offrant au signaleur toute la protection prévue par la politique et la section 5 du présent guide.

1. Canal interne de signalement des irrégularités. Vous pouvez le faire verbalement ou par écrit en utilisant les canaux suivants, qui ne doivent pas nécessairement suivre cet ordre précis, vous pouvez le faire de la manière qui vous semble la plus confortable.

1. 1. Communication interne par le biais du canal des irrégularités (avec possibilité de signalement anonyme par le lien suivant) : https://admiral.gccanaldenuncias.es/portal/denuncia
   2. Communication de groupe :
      1. Si vous ne vous sentez pas à l’aise avec le canal de dé signalement, vous avez également la possibilité de vous adresser au groupe. Pour ce faire, envoyez un courriel à whistle@admiralgroup.co.uk, en indiquant clairement que le courriel est adressé au responsable des signalements. Vous pourrez faire part de vos préoccupations en espagnol.
      2. Si vous souhaitez faire part d’une préoccupation concernant la signalée (Karen Green) ou tout autre membre du conseil d’administration, vous devez clairement indiquer que le courriel est adressé au président du conseil d’administration d’Admiral Group ou à tout autre membre du conseil d’administration.

1. Canal externe de signalement des irrégularités. Vous pouvez le faire verbalement ou par écrit.
   Bien que la loi indique que la voie interne est la voie privilégiée pour signaler les irrégularités, les lanceurs d’alerte peuvent également utiliser la voie externe de l’Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d’alerte, qui est une autorité administrative indépendante « AAI ».
   L’information peut être faite par écrit, par courrier ou par tout moyen électronique prévu à cet effet, adressé au canal d’information externe de l’Autorité indépendante pour la protection des signaleurs, AAI, ou verbalement, par téléphone ou par système de messagerie vocale. À la demande du signaleur, elle peut également être présentée lors d’une réunion en face à face. Dans ce cas, c’est l’AIP qui est l’organe de sanction.

Comment ma plainte sera-t-elle traitée ?

Délais de traitement des plaintes :

Nous accuserons réception de votre communication dans les 7 jours. Dès que vous nous aurez fait part de votre préoccupation, nous évaluerons la nature du problème soulevé et envisagerons les mesures à prendre. Il peut s’agir d’un examen informel, d’une enquête interne ou d’une enquête plus formelle. Nous vous indiquerons qui s’occupera de l’affaire, comment vous pouvez la contacter et quelle aide supplémentaire nous pourrions avoir besoin de votre part. Si vous le demandez, nous vous écrirons pour vous envoyer un résumé de la plainte et de la manière dont nous avons l’intention de la traiter. Si vous estimez que nous avons mal compris la plainte ou qu’il manque des informations, n’hésitez pas à nous le faire savoir. Nous vous répondrons dans un délai de trois mois à compter de la réception de la plainte, sauf dans les cas particulièrement complexes nécessitant une prolongation du délai, auquel cas celui-ci pourra être prolongé de trois mois supplémentaires au maximum.

Lorsque vous nous faites part d’un problème, il serait utile que nous sachions comment vous pensez qu’il pourrait être résolu au mieux. Si vous avez un intérêt personnel dans l’affaire, faites-le nous savoir dès le départ afin d’éviter tout conflit. Si nous estimons que votre plainte doit être traitée dans le cadre de la politique en matière de griefs, d’intimidation et de harcèlement, ou de toute autre procédure connexe, nous vous en informerons et discuterons de la meilleure façon de procéder. Dans la mesure du possible, nous vous informerons des résultats de l’enquête. Toutefois, veuillez noter qu’il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous informer des mesures spécifiques que nous prenons si cela contrevient à notre obligation de confidentialité à l’égard d’autres personnes.

Même si un plaignant retire sa plainte, il peut arriver que l’entreprise ait une préoccupation légitime et doive poursuivre l’enquête. Dans ce cas, nous vous en informerons.

5) Comment le signaleur est-il protégé ?

Si vous déposez une plainte légitime au titre de la politique, vous ne risquez pas de perdre votre emploi – toute forme de représailles est interdite. C’est ce qu’on appelle la « divulgation protégée ». Tant que vous soulevez des préoccupations de bonne foi, peu importe que vous ayez tort. Bien entendu, cette garantie ne s’étend pas à ceux qui soulèvent malicieusement une question qu’ils savent être fausse. Elle peut donner lieu à des procédures disciplinaires, y compris le licenciement, à l’encontre de tout membre du personnel convaincu d’avoir fait une allégation fausse ou malveillante.

Dans les cas où une divulgation protégée est faite, l’entreprise prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer qu’aucune personne sous son contrôle n’adopte un comportement de harcèlement ou de représailles. Toutes les informations seront traitées avec la plus grande confidentialité. Toutefois, dans certaines circonstances, la loi peut nous obliger à divulguer votre identité, notamment si un rapport fait l’objet d’une enquête criminelle dans laquelle vous pourriez être appelé à témoigner (vous devez savoir que le ministère public sera immédiatement informé si les faits rapportés sont susceptibles de constituer une infraction pénale). Dans d’autres cas, les problèmes peuvent identifier la personne qui les soulève du simple fait qu’ils ont été soulevés. Dans ce cas, nous discuterons avec vous de la meilleure façon de procéder.

En outre, outre la protection du signaleur, ce dernier a la possibilité d’atténuer les sanctions, voire d’y renoncer, dans le cas où le signaleur qui a été impliqué dans la commission d’une infraction administrative est lui-même celui qui signale l’existence de l’infraction (à condition que ce soit avant la notification de l’ouverture de la procédure d’enquête ou de sanction). Rappelez-vous que, tout au long de la procédure, vous ne devez pas approcher ou accuser directement une personne, ni tenter d’enquêter vous-même, ni transmettre vos soupçons à d’autres personnes que les personnes compétentes ou un organisme externe. Il s’agit d’une mesure nécessaire pour protéger toutes les personnes concernées.