Scopo della Guida

Lo scopo di questa Guida è quello di informare i dipendenti coperti dalla Politica di Whistleblowing del Gruppo (di seguito la “Politica”), nonché i dipendenti in scadenza, i volontari, i tirocinanti, gli apprendisti o anche le persone coinvolte nei processi di assunzione, gli amministratori, gli azionisti, i fornitori e i subappaltatori sulle modalità di segnalazione di illeciti e sulle tutele che li proteggono.

Contenuto:

1. Perché è stata resa disponibile questa Guida?
   2. Quando è opportuno utilizzare il canale di segnalazione?
   3. Come posso segnalare le irregolarità?
   4. Come verrà gestita la mia segnalazione?
   5. Come viene tutelato l’informatore?

1. Perché è stata resa disponibile questa Guida?

Siamo sempre impegnati a gestire l’organizzazione nel miglior modo possibile e per farlo abbiamo bisogno del vostro aiuto. La presente Guida intende ribadire che è sicuro e accettabile parlare apertamente e consentirvi di sollevare tempestivamente e nel modo giusto eventuali dubbi su possibili illeciti. Piuttosto che aspettare le prove, preferiamo che il problema venga sollevato quando è ancora preoccupante.

Questa Guida riflette anche i requisiti previsti dal recepimento della Direttiva europea in Spagna con la Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano irregolarità in buona fede (di seguito “Legge sulla protezione degli informatori”).

2. Quando è necessario utilizzare la Politica sugli informatori?

Segnalare gli illeciti quando si verifica una delle situazioni elencate nella sezione “ambito di applicazione” della Politica di Whistleblowing del Gruppo, ad esempio violazioni di regolamenti, non conformità alle politiche o alle procedure aziendali, comportamenti che potrebbero danneggiare l’immagine dell’azienda, reati penali e violazioni legali, tra gli altri.

3. Come posso segnalare le irregolarità?

Come previsto dalla Politica, avete a disposizione sia un canale interno (con la possibilità di effettuare segnalazioni all’interno dell’azienda e del Gruppo, la possibilità di contattare un legale esterno e la possibilità di effettuare segnalazioni in forma anonima) sia un canale esterno (quello implementato per legge dalle autorità a seguito dei nuovi sviluppi di questo aggiornamento della legge sulla protezione dei whistleblower gestito da un’autorità indipendente) per segnalare le irregolarità.

Indipendentemente dal modo in cui si sceglie di segnalare un problema, il trattamento sarà lo stesso, seguendo il processo di whistleblowing e fornendo all’informatore la piena protezione prevista dalla Politica e dalla sezione 5 di questa Guida.

1. Canale interno per la segnalazione di irregolarità. Potete farlo verbalmente o per iscritto attraverso i seguenti canali, che non devono seguire un ordine preciso, potete farlo nel modo che ritenete più opportuno.

1. Comunicazione interna attraverso il Canale Irregolarità (con possibilità di segnalazione anonima attraverso il seguente link): https://admiral.gccanaldenuncias.es/portal/denuncia
2. Comunicazione di gruppo:
   1. Se non vi sentite a vostro agio con il Whistleblower Channel, avete anche la possibilità di rivolgervi al Gruppo. Per farlo, inviate un’e-mail all’indirizzo whistle@admiralgroup.co.uk, indicando chiaramente che l’e-mail è indirizzata al responsabile delle denunce. Potrete pianificare le vostre preoccupazioni in spagnolo.
   2. Nel caso in cui si desideri segnalare una preoccupazione relativa all’informatore (Karen Green) o a qualsiasi altro membro del Consiglio di amministrazione, è necessario indicare chiaramente che l’e-mail è indirizzata al Presidente del Consiglio di amministrazione del Gruppo Admiral o a qualsiasi altro membro del Consiglio di amministrazione.

1. Canale esterno per la segnalazione di irregolarità. È possibile farlo verbalmente o per iscritto.
   Sebbene la legge indichi il canale interno come canale preferenziale per la segnalazione di irregolarità, gli informatori possono anche avvalersi del canale di segnalazione esterno dell’Autorità indipendente per la protezione degli informatori, che è un’autorità amministrativa indipendente “AAI”.
   La segnalazione può essere fatta per iscritto, per posta o con qualsiasi mezzo elettronico previsto a tale scopo, indirizzata al canale informativo esterno dell’Autorità indipendente per la protezione degli informatori, IAI, oppure verbalmente, per telefono o tramite un sistema di messaggistica vocale. Su richiesta del whistleblower, può essere presentata anche attraverso un incontro diretto. L’I.P.A. sarà in questo caso l’organo sanzionatorio.

Come verrà gestito il mio reclamo?

Scadenze per la gestione dei reclami:

La comunicazione sarà ricevuta entro 7 giorni. Dopo la segnalazione del problema, valuteremo la natura della questione sollevata e valuteremo quali azioni potrebbero essere appropriate. Ciò potrebbe comportare una revisione informale, un’indagine interna o un’indagine più formale. Vi comunicheremo chi si occuperà della questione, come potete contattarlo e di quale ulteriore assistenza potremmo avere bisogno da voi. Se lo richiedete, vi scriveremo per inviarvi una sintesi del reclamo e di come intendiamo gestirlo. Se ritenete che abbiamo frainteso il reclamo o che manchino delle informazioni, fatecelo sapere. Risponderemo all’utente entro 3 mesi dal ricevimento del reclamo, salvo casi di particolare complessità che richiedano una proroga, nel qual caso il termine potrà essere esteso fino a un massimo di altri tre mesi.

Quando sollevate un problema, sarebbe utile sapere come pensate che possa essere risolto nel migliore dei modi. Se avete un interesse personale nella questione, fatecelo sapere fin dall’inizio per evitare conflitti. Se riteniamo che il vostro reclamo sia più adatto a essere trattato nell’ambito della politica sulle lamentele, il bullismo e le molestie, o di qualsiasi altra procedura correlata, vi informeremo e discuteremo il modo migliore per procedere. Ove possibile, vi informeremo dell’esito delle indagini. Tuttavia, vi preghiamo di notare che potremmo non essere in grado di informarvi delle azioni specifiche che intraprendiamo se ciò contravviene al nostro obbligo di riservatezza nei confronti di altri.

Anche se un reclamante ritira il proprio reclamo, possono verificarsi casi in cui anche la Società ha una preoccupazione legittima e deve proseguire l’indagine. In tal caso, vi informeremo.

5. Come viene tutelato l’informatore?

Se sollevate un reclamo legittimo ai sensi della Politica, non rischiate di perdere il posto di lavoro: qualsiasi forma di ritorsione è vietata. Si tratta della cosiddetta “divulgazione protetta”. Finché si sollevano dubbi in buona fede, non importa se ci si sbaglia. Naturalmente, questa garanzia non si estende a coloro che sollevano maliziosamente una questione che sanno essere falsa, e può portare a procedimenti disciplinari, compreso il licenziamento, contro qualsiasi membro del personale che risulti aver fatto un’accusa falsa o maliziosa.

Nel caso in cui venga fatta una divulgazione protetta, l’azienda adotterà tutte le misure ragionevoli per garantire che nessuno sotto il nostro controllo intraprenda comportamenti molesti o di ritorsione. Tutte le informazioni saranno trattate con la massima riservatezza. Tuttavia, possono verificarsi circostanze in cui la legge ci impone di rivelare la vostra identità; in particolare, se una segnalazione diventa oggetto di un’indagine penale in cui potreste essere chiamati a testimoniare (sappiate che la Procura della Repubblica sarà immediatamente informata qualora i fatti segnalati possano costituire un reato penale). In altri casi, i problemi possono identificare la persona che li ha sollevati semplicemente per il fatto di essere stati sollevati. In questi casi, discuteremo con voi il modo migliore di procedere.

Inoltre, oltre a tutelare il whistleblower, gli viene data la possibilità di mitigare o addirittura rinunciare alle sanzioni nel caso in cui sia lo stesso whistleblower coinvolto nella commissione di un illecito amministrativo a segnalarne l’esistenza (a condizione che ciò avvenga prima della notifica dell’avvio dell’indagine o del procedimento sanzionatorio). Ricordate che, durante tutto il processo, non dovete avvicinare o accusare direttamente nessuno, né cercare di indagare da soli, né trasmettere i vostri sospetti a persone diverse da quelle competenti o a un organismo esterno. Si tratta di una misura necessaria per proteggere tutte le persone coinvolte.